¿Cuánto vale nuestro tiempo?. Son muchas las ocasiones en las que no se valora y un buen ejemplo es el tiempo que se gasta en las reuniones de trabajo infructuosas.

La relación entre la cantidad de horas a la semana dedicadas a las reuniones y las horas en las que el tiempo verdaderamente ha cundido para una productividad, suele ser bastante desigual.

Las reuniones estarán influidas por el número de personas que las forman y la cantidad de temas a tratar, además del lugar donde se celebre y si se trata de juntar a varios grupos de diferentes emplazamientos.

Por eso, cuando se plantea una reunión de trabajo conviene seguir ciertas pautas. A continuación, os dejamos 10 ‘tips’ para conseguir una buena reunión:

1· Informar de forma independiente a todos aquellos convocados y pedir una confirmación (eso del boca a boca no es recomendable).

2· El lugar de la reunión tiene que favorecer un clima de trabajo más que de ocio (aunque son muchas las opiniones sobre lo idóneo de cerrar buenos negocios en bares, restaurantes,…).

3· Informar con cierta antelación sobre el objetivo de la reunión y los puntos más importantes, para poder estar bien preparados y poder tener el material necesario (informes, presentaciones,…).

4· La puntualidad es un factor clave, tanto para quien organiza como para quien asiste a una reunión (si podemos estar 5 minutos antes mejor). Es conveniente que todo el mundo sepa a qué hora se empieza y a qué hora se termina.

5· Es muy importante no perder el tiempo con temas que estén fuera del contexto del orden de puntos previstos a tratar.

6· Es muy conveniente discutir aquellas cuestiones con las que no se esté de acuerdo, pero es muy negativo entrar en cuestiones personales que hagan perder el hilo de la reunión.

7· La figura de una persona o varias que coordinen la reunión favorece el desarrollo de la misma (sobre todo en las de grupos grandes).

8· El nivel participativo de los asistentes es fundamental, a la hora de enriquecer los temas y los objetivos que se trazan en la reunión. Compartir información relevante y opiniones constructivas, harán que suba el nivel de eficiencia y nos harán la reunión mucho más amena.

9· El uso del smartphone conviene dejarlo a parte cuando estamos reunidos. Es muy incómodo cuando no paran de sonar los mensajes, llamadas y demás ruidos que alejan la atención y pueden llegar a crispar al resto de asistentes.

10· Al final de la reunión conviene hacer un resumen con aquellos puntos resueltos, temas pendientes, objetivos fijados y nuevas propuestas, que se pueden recoger en un acta que se envíe a cada uno de los asistentes.

Cada maestrillo tiene su librillo, pero lo más fundamental es que saquemos partido de aquello en lo que invertimos nuestro tiempo y recursos.